Nutzungsbedingungen

Fassung vom 05.10.2026

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von Fiina, einer Plattform der In Digital Form GmbH, Bachstraße 4, 5161 Elixhausen, Österreich, UID ATU77603327 („wir“). Kontakt: office@indigitalform.com.

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss

Fiina richtet sich ausschließlich an Unternehmen („Betrieb“). Bei der Anmeldung gibt der Betrieb seine Rechtsform und, falls vorhanden, seine UID an und erklärt, dass er als Unternehmer im Sinn des UGB handelt und nicht als Verbraucher. Verbraucherschutzrecht, einschließlich eines Rücktrittsrechts, ist daher nicht anwendbar.

Der Vertrag kommt zustande, sobald der Betrieb die Anmeldung abschließt und diese Bedingungen sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag annimmt. Haben wir mit einem Betrieb einen eigenen Vertrag geschlossen, geht dieser Vertrag diesen Bedingungen vor.

2. Was Fiina ist – und was nicht

Fiina sammelt Belege aus angebundenen Quellen, liest sie, schlägt eine Zuordnung vor, lässt sie bestätigen und stellt sie der Steuerberatung zusammengefasst bereit. Fiina ist eine Vorbereitung der Buchhaltung. Es ist keine Steuerberatung, keine Buchhaltung und ersetzt weder die Steuerberatung noch die Prüfung durch den Betrieb. Für Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Bücher bleibt der Betrieb verantwortlich.

3. Konten und Zugang

Konten werden von uns oder vom Betrieb für seine Beschäftigten angelegt. Wer ein Konto hat, hält seine Zugangsdaten geheim und gibt sie nicht weiter. Der Betrieb bestimmt die Rollen seiner Beschäftigten und steht für deren Nutzung ein.

4. Angebundene Quellen

Der Betrieb kann Postfächer, Laufwerke und Kalender anbinden. Er stellt sicher, dass er dazu berechtigt ist. Fiina liest diese Quellen nur; in einem Kalender wird ausschließlich ein bestätigter Termin eingetragen, nichts geändert oder gelöscht. Für Dienste Dritter (Google, Microsoft, Telegram) gelten deren Bedingungen.

5. KI-Vorschläge

Werte, die Fiina aus Belegen liest, sind Vorschläge. Sie gelten erst, wenn der Betrieb sie bestätigt oder eine automatische Übernahme greift, die er selbst eingerichtet hat. Der Betrieb prüft Vorschläge und Exporte, bevor er sie weitergibt.

6. Daten des Betriebs

Alle Unterlagen bleiben Eigentum des Betriebs. Wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag; Näheres regeln der Auftragsverarbeitungsvertrag, den der Betrieb zusammen mit diesen Bedingungen annimmt, und die Datenschutzerklärung. Der Betrieb kann seine Unterlagen jederzeit exportieren, auch während der Zugang gesperrt ist.

7. Zulässige Nutzung

Fiina darf nicht genutzt werden, um Rechte Dritter zu verletzen, Schadcode einzubringen, den Dienst zu stören oder Konten anderer Betriebe auszuspähen. Bei Verstoß können wir den Zugang sperren.

8. Verfügbarkeit und Änderungen

Wir bemühen uns um durchgehende Verfügbarkeit, sichern aber kein bestimmtes Maß davon zu. Wartungen kündigen wir nach Möglichkeit an. Fiina wird laufend weiterentwickelt; Änderungen sind in der App unter „Neuerungen“ nachzulesen.

9. Tarif und Entgelt

Der Tarif kostet EUR 19,90 im Monat je Betrieb, zuzüglich Umsatzsteuer. Er umfasst die Vorbereitung der Buchhaltung für einen Betrieb, gleich wie viele seiner Beschäftigten Fiina nutzen, und die auf der Anmeldeseite genannte Zahl an Belegen im Monat. Ein Beleg zählt, sobald er einer Person zur Prüfung vorgelegt wird; Dateien, die nie zur Prüfung kommen, zählen nicht. Wird die Zahl überschritten, hält das nichts an: Der Betrieb sieht, wie viele er verbraucht hat, und wir melden uns wegen eines größeren Tarifs.

Weitere Module bieten wir zu eigenem Preis an, sobald sie verfügbar sind; Teil des Vertrags werden sie erst, wenn der Betrieb sie bucht.

Wir können den Preis mit mindestens sechs Wochen Vorankündigung in Textform ändern. Der Betrieb kann dann zu dem Tag kündigen, ab dem der neue Preis gilt.

10. Kostenlose Testphase

Die ersten drei Monate ab dem Tag, an dem der Betrieb angelegt wird, sind kostenlos. Zahlungsdaten werden dafür nicht verlangt. Die Testphase endet von selbst; ein bezahltes Abonnement entsteht nur, wenn der Betrieb es in der App abschließt. Vor dem Ende erinnern wir daran. Schließt der Betrieb kein Abonnement ab, wird der Zugang wie in Punkt 12 beschrieben gesperrt; schließt er auch binnen drei Monaten nach Ende der Testphase keines ab, endet der Vertrag an diesem Tag, und es gilt Punkt 14.

11. Zahlung

Das Entgelt wird monatlich im Voraus per Karte oder SEPA-Lastschrift über unseren Zahlungsdienstleister Stripe eingezogen. Die Rechnung kommt per E-Mail. Zahlungsart und Rechnungen kann der Betrieb in der App einsehen und ändern.

Schlägt eine Zahlung fehl, sagen wir dem Betrieb Bescheid und versuchen es erneut. Ist das Entgelt vierzehn Tage nach diesem Hinweis noch offen, wird der Zugang wie in Punkt 12 beschrieben gesperrt.

12. Gesperrter Zugang

Solange der Zugang gesperrt ist, erledigt Fiina keine neue Arbeit: Es werden keine Belege gesammelt, gelesen oder zugeordnet, und der Assistent antwortet nicht. Anmelden, das Archiv öffnen und jeden Export herunterladen kann weiterhin jeder. Die Sperre endet, sobald ein Abonnement abgeschlossen oder das offene Entgelt bezahlt ist.

13. Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Der Betrieb kann jederzeit zum Ende des bereits bezahlten Monats kündigen, in der App oder in Textform. Während der Testphase kann er mit sofortiger Wirkung kündigen. Wir können mit einem Monat Frist zum Monatsende kündigen. Aus wichtigem Grund kann jede Seite fristlos kündigen; ein wichtiger Grund für uns ist insbesondere, dass der Zugang wegen Nichtzahlung länger als drei Monate gesperrt ist. Bereits bezahltes Entgelt für einen angefangenen Monat wird nicht erstattet.

14. Die Daten nach Vertragsende

Neunzig Tage nach Vertragsende kann sich der Betrieb noch anmelden, sein Archiv öffnen und seine Exporte herunterladen. Danach löschen wir seine Unterlagen aus den laufenden Systemen – Datenbank, gespeicherte Dateien und den Anmeldebereich des Betriebs gleichermaßen; Sicherungen laufen in dem im Auftragsverarbeitungsvertrag genannten Zyklus aus. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etwa die sieben Jahre nach § 132 BAO, sind Pflicht des Betriebs selbst: Er bewahrt seinen Export so lange auf.

15. Haftung

Wir haften für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Für leichte Fahrlässigkeit haften wir nur bei Personenschäden. Wir haften nicht für entgangenen Gewinn, Folgeschäden oder für Nachteile, die daraus entstehen, dass unbestätigte oder ungeprüfte Vorschläge übernommen wurden. Insgesamt ist die Haftung mit dem Entgelt der letzten zwölf Monate begrenzt.

16. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist das sachlich zuständige Gericht in Salzburg.

17. Änderungen dieser Bedingungen

Änderungen dieser Bedingungen kündigen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform an. Widerspricht der Betrieb bis dahin nicht, gelten die neuen Bedingungen; widerspricht er, kann er zu diesem Tag kündigen. Das Datum oben zeigt, welche Fassung gilt. Bei Abweichungen zwischen deutscher und englischer Fassung geht die deutsche vor.